Pourquoi les uns réussissent-ils tout ce qu’ils touchent quand d’autres rament pendant des mois ? Inspiration, efficacité, travail, persévérance, les théories foisonnent, mais à la fin, on retrouve toujours la même idée : la productivité. Alors bien sûr, le rendement, c’est une question d’outil et de collaborateurs. Mais ce qui nous intéresse aujourd’hui, c’est comment nos choix peuvent influencer nos résultats. Comment mon organisation peut-elle augmenter ma productivité ? Cela s’explique en 6 clefs.
1 — Améliorer la qualité plutôt que la quantité
Tout serait une question de temps. Travailler plus pour gagner plus, comme disait un ancien président français. Pourtant le salaire n’est pas proportionnel à la durée d’une journée de travail. Si ce n’est pas une question de durée, c’est peut-être une question de vitesse. Mais qui pourrait réellement travailler deux fois plus vite ? Pire, le surmenage et la précipitation ne risquent-ils pas de nous mener à la catastrophe ?
La loi de Pareto est claire : 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos actions. Notre efficacité et notre rentabilité ne sont pas constantes. Et même lorsque l’on regarde nos concurrents, on s’aperçoit que 20 % des acteurs monopolisent 80 % des réussites. Tout le jeu consiste dès lors à comprendre pourquoi, parmi des travaux identiques en apparence, certains produisent plus de résultats que d’autres. Augmenter sa productivité, c’est s’accorder un temps d’analyse pour étudier les règles et critères qui font la performance. C’est une question d’hypothèses et d’expérimentations.
Pourquoi certains prospects adhèrent-ils à votre discours et d’autres non ?
Pourquoi certains clients vous passent-ils des commandes importantes quand d’autres ne veulent pas s’engager dans la durée ?
Pourquoi pouvez-vous réaliser certaines missions rapidement et galérer sur d’autres ?
Pourquoi certaines campagnes de communication fonctionnent-elles si bien ?
2 — Développer une stratégie d’exception
Nous savons tous que pour devenir les meilleurs, nous devons agir comme les meilleurs. Pour être exact, nous ne devrions pas agir comme la majorité des gens.
Les contes pour enfants nous habituent à penser que les efforts sont toujours récompensés. Tout travail mérite salaire. Le vendeur de billets de loterie aime nous répéter que tous les gagnants jouent régulièrement… Il oublie, cependant, que tous ceux qui jouent régulièrement ne gagnent pas pour autant. Si cette idée d’un monde juste nous apporte de l’énergie, de la motivation et de la persévérance, elle peut néanmoins nous détourner de l’essentiel : la création de valeur.
La productivité, c’est avant tout une création de valeur. On gagne en productivité chaque fois que l’on met en place une action qui nous permet de capter un supplément d’utilité. Mais attention au piège !
C’est un jeu à deux niveaux. Celui qui veut développer un partenariat ou une clientèle doit identifier ce qui représente de la valeur pour ses partenaires. Mais nous travaillons aussi pour nous. Nous devons donc identifier la valeur à apporter aux autres afin, qu’à leur tour, ils nous apportent un profit important à nos yeux. On n’adopte pas la même stratégie selon que l’on cherche à maximiser rapidement les profits, construire une image de marque ou économiser son temps par exemple.
3 — Lutter contre la procrastination
Nous savons tous ce que nous devrions faire pour obtenir des résultats. Mais nous ne le faisons pas toujours. Même lorsque nous sommes en manque de connaissances, nous savons que nous devrions nous former ou faire des recherches pour combler nos lacunes. Du moins c’est la thèse de Nir Eyal qui rapporte le résultat de ses recherches sur la concentration et la distraction dans son livre Indistractable.
Le smartphone n’est pas le coupable. Bien sûr, notre monde fait de sonneries, de vibreurs et d’écrans qui s’allument subitement nous pousse à tout interrompre, sans arrêt. Mais nombreux sont les gens qui consultent eux-mêmes leurs messages sans avoir été sollicités : la procrastination vient avant tout de notre intérieur.
Alors que pour Freud la recherche du plaisir occupe une place importante dans nos choix, Nir Eyal, lui, estime qu’au contraire, nous cherchons à fuir l’inconfort. Nous allons sur Facebook pour ne plus nous sentir seuls, nous travaillons sur des sujets sans intérêt pour éviter les sujets difficiles…
Il s’agit donc d’observer nos émotions et de prendre conscience des mécanismes qui se jouent en nous. Pourquoi, tout à coup, ai-je envie de consulter Facebook ? En quoi est-ce que cela va m’aider à avancer sur mes objectifs ? En quoi est-ce que ça dénoue une tension interne ? D’où vient cette tension ? Mais que deviendront mes frustrations si j’échoue dans ma mission ?
Qu’est-ce qu’une pause Facebook de 10 secondes dans une journée ? Là où les choses se corsent, c’est que notre cerveau a besoin d’une vingtaine de minutes pour se concentrer lorsqu’il change de tâche. Une interruption peut durer 10 secondes, mais nous perdons en réalité 20 minutes de concentration.
4 — Adopter une attitude minimaliste
Lorsque tout devient prioritaire, rien n’est prioritaire. On ne sait plus par où commencer et l’on manque de temps. On a le choix entre prendre du retard sur tout ou être moyen partout.
Une tâche utile est un travail qui permet de se rapprocher de son objectif prioritaire. L’idéal consiste alors à définir un objectif et éliminer tout ce qui ne contribue pas à s’en approcher. Mais on peut aller plus loin.
Savoir ce que l’on veut faire, c’est aussi savoir ce que l’on ne veut pas faire. Les opportunités se bousculent. Plus on s’investit dans un but, plus les idées foisonnent. On risque alors de tout analyser avant de s'apercevoir que tout n'est pas utile. Préciser les interdits dès le départ permet de ne laisser aucune prise aux bonnes idées parasites. On y pense, on rejette et l’on reste focus sur l’essentiel.
Préciser les interdits, c’est aussi développer une clarté mentale et désencombrer son cerveau. La pensée devient plus fluide.
5 — Planifier sa journée
Si vous ne faites pas votre planning, d’autres le feront à votre place. Notre employeur, nos clients ou même notre smartphone (encore lui) pourraient nous dicter notre emploi du temps. Et leurs objectifs ne sont pas forcément les nôtres. Mais ce n’est pas tout…
Le pseudotravail constitue une procrastination déguisée. Nous ne devrions pas lire nos mails à longueur de journée. Et pourtant, celui qui n’accorde pas suffisamment d’importance à sa messagerie peut s’attendre à des problèmes relationnels avec ses collaborateurs. Si certains phénomènes se révèlent addictifs et parasitent notre emploi du temps, nous ne pouvons pas totalement nous en détacher pour autant. Et c’est souvent lorsque vient le moment de l’exception nécessaire que nous reprenons nos mauvaises habitudes.
Si une même tâche peut à la fois relever de l’efficacité et de la procrastination, c’est la planification qui permet de savoir dans quel mode nous sommes. Pour reprendre l’exemple des emails, nous devrions décider de ne jamais lire nos mails le matin pour profiter de notre concentration maximum sur les sujets les plus techniques et nous accorder 30 minutes de lecture de mail à 14 h puis à 18 h par exemple. Dans la plage horaire, c’est du travail, en dehors, c’est de la perte de temps.
6 — Développer des processus
Faites-vous partie de ces gens qui accordent trop d’importance aux détails ? Les détails font la perfection, c’est vrai. Et, pour reprendre Léonard de Vinci, la perfection, elle, n’est pas un détail. Pourtant, à trop travailler les détails, on épuise le temps qui aurait pu nous permettre d’avancer sur d’autres sujets importants. Le dilemme a pourtant une solution.
Une tâche intellectuelle suppose des allers-retours. On émet une multitude d'hypothèses avant d’éliminer la majorité d’entre elles. On propose des solutions sans avenir… Ce jeu d’exploration et d’élimination fait partie du progrès. On raffine notre travail pour l’amener au niveau supérieur. Mais puisque de nombreuses hypothèses sont destinées à l’élimination, il convient de ne pas les détailler.
La création de processus permet de faire la différence entre les phases d’exploration, qui doivent, par essence, partir dans tous les sens, et les phases d’optimisation qui permettront de traiter les détails uniquement lorsque leur importance sera confirmée.
La productivité est donc une question d’organisation. Si c’est facile à dire, presque évident, un certain nombre de biais psychologiques nous éloignent pourtant du droit chemin. Mais avec un peu d’analyse, nous pouvons déconstruire ces biais et nous focaliser sur 6 points :
favoriser la qualité plutôt que la quantité ;
définir une stratégie ;
comprendre la procrastination ;
planifier sa journée ;
cultiver le minimalisme ;
travailler selon des processus.
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À votre succès,
Jo Sainz